حوّل ملاحظات الاجتماع إلى مهام موزعة على المسؤولين

تذكر ملاحظات اجتماعاتك المهام لكنها لا تحدد دائماً المسؤول عنها أو الموعد النهائي. إرسال ملخص دون تكليفات واضحة يعني عدم إنجاز شيء أو انتظار الآخرين للتحرك.

هذه هي الفجوة التي يسدّها إصدار اليوم. مهارة في مجال العمليات مبنية لـشات جي بي تي، وتحتاج نحو عشر دقائق للإعداد أول مرة. بعدها تعمل في أقل من دقيقة.

لمن هذه المهارة

مديرو العمليات الذين يديرون اجتماعات مع عدة أطراف معنية ويحتاجون إلى توزيع مهام المتابعة بوضوح

كيف تعمل

يقوم ملف المهارة بخمسة أمور، بهذا الترتيب.

1. جهّز ملاحظاتك الأولية مع السياق. الصق ملاحظات اجتماعك في ChatGPT مع قائمة الحضور وأي مسؤوليات ضمنية بناءً على المسميات الوظيفية.

2. اطلب استخراج المهام مع منطق تحديد المسؤولية. اطلب من ChatGPT تحديد بنود العمل وتعيين مسؤول بناءً على من تحدث عنها أو القسم المتأثر أو من يملك الصلاحية ذات الصلة.

3. أضف قواعد استنتاج المواعيد النهائية. أخبر ChatGPT باقتراح مواعيد نهائية باستخدام عبارات مثل 'بنهاية الأسبوع' أو 'قبل الاجتماع القادم' أو وضع علامة على المهام التي لا تحمل إشارة زمنية على أنها تحتاج توضيحاً.

4. راجع الغموض والتبعيات. تحقق من النتائج بحثاً عن مهام مسندة للشخص الخطأ أو مهام تعتمد على إنجاز مهمة أخرى أولاً، ثم عدّل أو اطلب من ChatGPT إعادة الترتيب.

5. صدّر كجدول متابعة. اطلب القائمة النهائية بصيغة جدول يحتوي على أعمدة للمهمة والمسؤول والموعد النهائي والحالة، جاهزة للصق في نظام متابعة المشاريع أو البريد الإلكتروني.

ما ستحصل عليه

جدول يحتوي على أسماء المسؤولين ومهام محددة ومواعيد نهائية مستنتجة أو محددة يمكنك إرساله خلال ساعة من انتهاء الاجتماع

الخطأ الذي يجب تجنبه

إذا أسند ChatGPT مهمة للشخص الخطأ، أضف سطراً مثل 'مهام المشتريات دائماً لفاطمة' لبناء مجموعة تعليمات قابلة لإعادة الاستخدام. احفظ هذه التعليمات المخصصة للاجتماعات المستقبلية لتقليل التصحيحات اليدوية.

طريقة التشغيل

الصق نص الطلب في حقل التعليمات عند إنشاء GPT مخصص، أو استخدمه مباشرة في محادثة. وإذا كانت المهمة تتضمن ملفات، فعّل مفسّر الشيفرة حتى تُنفَّذ الحسابات بدل تقديرها.

أين تندرج هذه المهارة

مهارة واحدة توفر ساعة أسبوعياً. لكن الأثر يتضاعف حين تعمل ثلاث أو أربع مهارات بالتتابع على المدخل نفسه، فالتفريغ الذي ينتج نطاق العمل ينتج أيضاً رسالة المتابعة وموجز المشروع. عند هذه النقطة تتوقف عن كونها طلباً وتصبح أداة داخلية. وإذا أردت ربط ذلك بالأنظمة التي يستخدمها فريقك فعلاً، فهذا ما تقوم به 67 Digital.

داخل الملف

I am attaching notes from a meeting. The attendees were:
{list names and job titles}

Please extract all action items from these notes and assign each one to a specific owner based on:
- Who discussed or volunteered for the task
- Whose department or function the task naturally belongs to
- Who has authority or expertise in that area

For each task, also infer a deadline using clues in the notes such as 'urgent', 'this week', 'before next session', or 'by end of month'. If no deadline is mentioned or implied, mark it as 'deadline to be confirmed'.

If a task depends on another task being completed first, note that dependency.

Format the output as a table with these columns:
Task | Owner | Deadline | Dependencies | Status

Set Status to 'Not started' for all items.

Here are the meeting notes:
{paste your notes here}

Additional rules for this team:
{add any standing assignments, e.g. 'IT requests go to Saeed', 'compliance issues go to Layla'}