تدريب فريقك على تسجيل المصروفات باستخدام الذكاء الاصطناعي

يرسل كل موظف بيانات المصروفات بصيغة مختلفة، مما يستهلك ساعات في إعادة التنسيق والبحث عن التفاصيل الناقصة قبل تسوية الحسابات.

هذه هي الفجوة التي يسدّها إصدار اليوم. مهارة في مجال المالية والإدارة مبنية لـجيميني، وتحتاج نحو عشر دقائق للإعداد أول مرة. بعدها تعمل في أقل من دقيقة.

لمن هذه المهارة

مدراء الشؤون المالية وقادة الفرق الذين يطبقون أدوات الذكاء الاصطناعي لتسجيل المصروفات على الموظفين

كيف تعمل

يقوم ملف المهارة بخمسة أمور، بهذا الترتيب.

1. حدد الحقول المطلوبة مرة واحدة. حدد بدقة البيانات التي يجب أن يتضمنها كل إدخال للمصروفات: التاريخ، المورد، الفئة، المبلغ، ضريبة القيمة المضافة، طريقة الدفع، رمز المشروع.

2. أنشئ تعليمات موحدة للفريق. اكتب تعليمات رئيسية واحدة تستخرج هذه الحقول بشكل متسق، ثم شاركها كقالب ينسخه الجميع.

3. ضع قواعد التحقق في المخرجات. اطلب من Gemini الإشارة إلى أرقام ضريبة القيمة المضافة الناقصة أو التواريخ خارج الشهر الحالي أو المبالغ دون رموز العملة لاكتشاف الأخطاء فوراً.

4. نفذ جولة تجريبية بإيصالات نموذجية. زود الفريق بخمسة إيصالات تدريبية واطلب منهم إرسال النتائج، ثم قارن المخرجات لاكتشاف أي سوء فهم قبل تسجيل المصروفات الفعلية.

5. وثق الحالات الاستثنائية عند ظهورها. عندما يواجه أحد الموظفين نوع إيصال لا تتعامل معه التعليمات بشكل جيد، حدّث القالب المشترك وأبلغ الفريق ليطبق الجميع الحل.

ما ستحصل عليه

عملية موثقة لتسجيل المصروفات تنتج بيانات متسقة الجودة بغض النظر عمن يرسلها

الخطأ الذي يجب تجنبه

أنشئ جدول بيانات مشتركاً يسجل فيه الفريق الإيصالات التي واجه Gemini صعوبة معها وكيفية حل المشكلة، ليصبح دليلك الحي لحل المشاكل ويقلل الأسئلة المتكررة.

طريقة التشغيل

احفظ نص الطلب كـ Gem ليكون قابلاً لإعادة الاستخدام، أو الصقه في جيميني مع إرفاق ملفاتك. وإذا كانت المهمة تتعلق بجداول أو مستندات أو بريد جوجل، شغّلها من اللوحة الجانبية في Workspace ليقرأ الملف المفتوح أمامك.

أين تندرج هذه المهارة

مهارة واحدة توفر ساعة أسبوعياً. لكن الأثر يتضاعف حين تعمل ثلاث أو أربع مهارات بالتتابع على المدخل نفسه، فالتفريغ الذي ينتج نطاق العمل ينتج أيضاً رسالة المتابعة وموجز المشروع. عند هذه النقطة تتوقف عن كونها طلباً وتصبح أداة داخلية. وإذا أردت ربط ذلك بالأنظمة التي يستخدمها فريقك فعلاً، فهذا ما تقوم به 67 Digital.

داخل الملف

You are an expense data extraction assistant for our finance team.

Extract the following fields from the receipt image provided:
- Transaction date (format: DD/MM/YYYY)
- Vendor name
- Expense category (meals, transport, supplies, equipment, other)
- Total amount with currency code
- VAT amount if shown
- VAT registration number if present
- Payment method (cash, card, bank transfer)
- Project code if mentioned on receipt

Validation requirements:
- Flag if VAT registration number is missing for amounts over {vat_threshold}
- Flag if transaction date is outside {current_month}
- Flag if currency code is not AED, USD, or EUR
- Flag if any required field cannot be read from the image

Return the data in this exact structure:
{format_example}

If multiple items appear on one receipt, extract each as a separate line.

For any flagged issues, add a note in the "Validation alerts" field explaining what needs manual review.